Contratar o primeiro funcionário é um marco importante para qualquer negócio — mas também é um dos momentos em que mais empreendedores se assustam com os números. Isso porque o salário combinado é só uma parte do custo real de ter um empregado registrado.
Entender essa conta com antecedência evita comprometer o caixa da empresa logo no início dessa nova fase.
Salário bruto não é o custo total
Uma regra prática usada por especialistas em folha de pagamento é que um funcionário CLT custa, em média, entre 1,7 e 2,3 vezes o salário bruto para a empresa, dependendo dos benefícios oferecidos e do regime tributário.
Ou seja, um colaborador contratado por R$ 3.000 pode representar um custo mensal de R$ 5.400 a R$ 6.800 para o negócio, quando somados todos os encargos e benefícios.
Por que essa diferença é tão grande
O salário é apenas a base de cálculo para uma série de outros encargos obrigatórios por lei. É esse conjunto que forma o custo real da contratação.
Os principais encargos trabalhistas
FGTS. Depósito mensal equivalente a 8% do salário bruto, feito em uma conta vinculada ao trabalhador.
INSS patronal. Nas empresas do Lucro Presumido e Lucro Real, a contribuição previdenciária patronal é de 20% sobre a folha de pagamento. Já no Simples Nacional, esse custo geralmente já está embutido na alíquota única do regime.
Férias. O funcionário tem direito a 30 dias de férias remuneradas por ano, acrescidas de um terço do salário (o chamado “terço constitucional”).
13º salário. Uma remuneração extra paga em duas parcelas ao longo do ano, equivalente a um salário mensal.
Provisões trabalhistas. Valores que a empresa deve reservar mensalmente para cobrir férias, 13º e eventuais rescisões futuras.
O impacto do regime tributário no custo final
O custo de contratação varia conforme o regime tributário da empresa. No Simples Nacional, parte dos encargos já está incluída na alíquota única paga pela empresa. Já no Lucro Presumido, o custo médio de contratação tende a ser mais alto, já que o INSS patronal é cobrado separadamente.
Por isso, calcular o custo de um funcionário exige olhar para o regime tributário específico do negócio — não existe um número único válido para todas as empresas.
CLT ou PJ: qual escolher?
É comum que empreendedores considerem contratar como pessoa jurídica (PJ) para reduzir custos. Antes de decidir, é importante entender os riscos:
A contratação PJ para funções com subordinação, horário fixo e exclusividade pode configurar vínculo empregatício disfarçado, o que gera risco de ações trabalhistas e multas.
CLT oferece mais segurança jurídica para funções operacionais, com rotina e supervisão direta.
PJ pode fazer sentido para funções mais autônomas, como consultorias pontuais ou trabalhos por projeto, desde que a relação realmente tenha essas características.
A escolha entre os dois modelos não deve ser baseada só no custo — o enquadramento errado pode sair muito mais caro no longo prazo.
Como se preparar financeiramente antes de contratar
Simule o custo total, não só o salário. Use o percentual de 1,7x a 2,3x como referência inicial para estimar o impacto real no caixa.
Considere o custo de rescisão futura. Mesmo que não aconteça no curto prazo, é importante ter uma reserva para essa possibilidade.
Avalie o impacto no fluxo de caixa mensal. Um novo funcionário representa um custo fixo recorrente, então vale confirmar se o faturamento sustenta esse compromisso todos os meses, inclusive em meses mais fracos.
Verifique se o regime tributário atual ainda é o mais vantajoso. Em alguns casos, o crescimento da folha de pagamento pode indicar a necessidade de rever o enquadramento tributário da empresa.
Um erro comum entre pequenos empresários
Muitos donos de negócio calculam apenas se “dá para pagar o salário no fim do mês” — sem considerar 13º, férias e provisões que vão se acumular ao longo do ano. O resultado é um aperto financeiro nos meses em que essas obrigações vencem, mesmo com o faturamento em dia.
Vale a pena esperar para contratar?
Não existe um momento “perfeito”, mas alguns sinais indicam que o negócio está pronto para essa etapa: demanda constante que já não cabe na capacidade atual, caixa estável nos últimos meses (não só um pico pontual de vendas) e margem suficiente para absorver um custo fixo recorrente, mesmo em meses mais fracos.
Contratar cedo demais, sem esse colchão, pode transformar uma conquista em um problema de caixa nos meses seguintes. Por isso, simular o cenário antes de assinar a carteira é tão importante quanto encontrar a pessoa certa para a vaga.
Conclusão
Contratar o primeiro funcionário é um passo natural do crescimento de qualquer negócio, mas exige planejamento financeiro além do salário combinado. Entender os encargos, escolher a modalidade certa e simular o custo total evita surpresas no caixa da empresa.
Antes de formalizar essa contratação, procure uma contabilidade parceira para simular o custo exato de acordo com o seu regime tributário e planejar essa nova etapa com segurança.